Dokumentenmanagement in der Cloud
Funktionen eines digitalen Dokumentenmanagementsystems
Dokumenterfassung
Papierdokumente werden mithilfe von Scannern digitalisiert und ins DMS überführt. Elektronische Dokumente können direkt integriert und kategorisiert werden.​
Versionierung und Nachverfolgbarkeit
Durch die Versionierung wird jeder Bearbeitungsschritt eines Dokuments erfasst und gespeichert, sodass jederzeit auf frühere Versionen zugegriffen werden kann.
Zentrale Speicherung
Alle Dokumente werden zentral und digital gespeichert, sodass sie für berechtigte Nutzer jederzeit abrufbar sind. Die zentrale Speicherung erleichtert auch die Suche und sorgt für Transparenz.
Revisionssichere Archivierung
Die rechtssichere Archivierung sorgt dafür, dass Dokumente unveränderbar und nachvollziehbar aufbewahrt werden, um rechtlichen Anforderungen zu entsprechen.
Dokumentsuche
Ein DMS bietet leistungsfähige Suchfunktionen, die nicht nur nach Dateinamen, sondern auch nach Inhalten, Metadaten oder Stichworten suchen können. Dies spart Zeit bei der Informationsbeschaffung.
Die Vorteile von digitalem Dokumentenmanagement
Sicherheit
Ein digitales Dokumentenmanagementsystem bietet durch Zugriffskontrollen und Verschlüsselung erhöhte Sicherheit für sensible Daten. Alle Aktivitäten werden protokolliert, wodurch eine lückenlose Nachverfolgbarkeit gewährleistet ist.
Nachhaltigkeit
Der geringere Papierverbrauch eines digitalen Dokumentenmanagementsystems trägt zur Schonung der Umwelt bei. Es reduziert den ökologischen Fußabdruck und unterstützt nachhaltige Geschäftsprozesse.
Flexibilität
Digitale Dokumente können jederzeit und von überall abgerufen werden, was die Zusammenarbeit und Mobilität fördert. Dadurch können Mitarbeiter effizienter arbeiten, unabhängig von ihrem Standort.
Kostenersparnis
Durch die Reduzierung von Papier-, Druck- und Lagerkosten spart ein digitales Dokumentenmanagementsystem erhebliche Ausgaben. Zudem werden die Versandkosten durch die elektronische Dokumentenverteilung minimiert.